(北京物資學(xué)院,北京 100080) 宋 蘋
宋蘋(1984-)
女,北京人,研究方向為信息管理與信息系統(tǒng)。
1 引言
進入20世紀80年代以后,國際經(jīng)濟大循環(huán)和世界市場發(fā)生了急劇變化。不容忽視的“3C”力量,即顧客(Customer)、競爭(Competition)、和變化(Change)驅(qū)使企業(yè)進入一個嶄新的領(lǐng)域,秉承顧客至上的原則。在這個十分注重顧客滿意度的信息時代,原封不動地照搬以往的管理模式,會給企業(yè)帶來種種弊端。企業(yè)資源計劃就是使企業(yè)能夠適應(yīng)新的市場環(huán)境,使企業(yè)管理人員在管理理論和方法上做出深刻變革的手段之一。企業(yè)資源計劃(ERP, Enterprise Resources Planning)的概念是20世紀90年代初由Gartner Group Inc.公司提出的,ERP被定義為:從根本上重新思考和徹底改造企業(yè)流程,以便在當(dāng)今衡量績效的關(guān)鍵指標諸如成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等方面取得突破性改善。企業(yè)資源計劃作為一種新的管理理論,在提高企業(yè)競爭力方面意義重大。
筆者認為,隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,建立起一個ERP系統(tǒng)并不困難,困難的是如何讓ERP系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。雖然整個社會在信息化建設(shè)方面投入了大量資源,但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人滿意,很多信息系統(tǒng)利用率很低。這其中,數(shù)據(jù)質(zhì)量是問題的關(guān)鍵之一。客戶忠誠度主要由企業(yè)與客戶及其他各方面溝通的有效性及準確性來決定,系統(tǒng)運營效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過程中數(shù)據(jù)準備階段工作質(zhì)量的好壞。
2 數(shù)據(jù)的重要性
ERP的主要作用就是對企業(yè)信息的整合,而信息的載體和表達都要通過數(shù)據(jù)來完成。對項目實施來說,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備工作是最關(guān)鍵也是最困難的。
很多企業(yè)在沒有實行信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數(shù)據(jù),更多的是以部門為單位進行管理。部門之間用單據(jù)進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn),部門內(nèi)用臺帳進行數(shù)據(jù)記帳,月底通過對帳保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種沿用了幾十年的管理方式,與利用信息化進行數(shù)據(jù)管理的思想和實現(xiàn)手段有很大差距。通常,存在以下三方面的前臺數(shù)據(jù)操作問題:
(1) 數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范。同一部門不同的成員有不同的數(shù)據(jù)輸入格式,造成數(shù)據(jù)不單一。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持唯一性的理念有很大差距;(2) 數(shù)據(jù)操作權(quán)限混亂,從而存在數(shù)據(jù)來源多,同一業(yè)務(wù)在不同部門的賦值不同,違背了ERP系統(tǒng)中同一數(shù)據(jù)的共享性;(3) 由于歷史原因,企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么分散不全,要么帳實不符,這無形中加重了ERP數(shù)據(jù)準備的難度。
數(shù)據(jù)的準確性是保證ERP項目實施成功的必要條件。而信息規(guī)范化又是準確性的前提。沒有規(guī)范化就談不上準確。數(shù)據(jù)的準確性、及時性和完整性是企業(yè)信息化管理的基本要求。
3 如何進行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準備
3.1 第一步:弄清有哪些數(shù)據(jù)要準備
ERP實施所要準備的數(shù)據(jù)可被簡單地分為兩大類:靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù),也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指生產(chǎn)活動開始前就可以著手準備的數(shù)據(jù),如物料清單、工作中心的能力和成本費率、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設(shè)定、供應(yīng)商文檔和客戶文檔等。其特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變,同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ),公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。
動態(tài)數(shù)據(jù)是指經(jīng)營生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù),不斷發(fā)生,經(jīng)常變動,如客戶合同、庫存記錄、完工報告等都是不斷增減修訂,一旦建立,就需要隨時維護。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分,又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的數(shù)據(jù)對ERP上線前的數(shù)據(jù)準備尤其重要,它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時間點上公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài),被稱為期初數(shù)據(jù)(或者稱為初始數(shù)據(jù))。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額、財務(wù)科目的余額,也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù),像未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。
由于兩種數(shù)據(jù)類型不同,在實施過程中采取的數(shù)據(jù)準備對策也不同。靜態(tài)數(shù)據(jù)準備的時間較長,往往在實施的開始階段就應(yīng)著手準備,可以安排專人負責(zé),而動態(tài)數(shù)據(jù)準備時間短,往往在系統(tǒng)上線切換點之前才開始準備,因而需要投入的人力也比較多,比如有些庫存余額要經(jīng)過全面盤點后才能得到準確的數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)收集人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)準備的先后次序進行列表,并對每項數(shù)據(jù)設(shè)計一個收集表,下發(fā)到各部門,進行摸底調(diào)查。物料數(shù)據(jù)是所有數(shù)據(jù)中數(shù)量最多且分布最廣的。這里所指的物料包含范圍很廣,既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品,也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料數(shù)據(jù)準備是首先應(yīng)當(dāng)完成的重要任務(wù)。
3.2 第二步:制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
明確了要準備的數(shù)據(jù)之后,就可以著手編碼了。編碼是將事物賦予一定規(guī)律性的易于人或計算機識別和處理的符號、圖形、顏色、縮減的文字等。
ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的,編碼可以對數(shù)據(jù)進行唯一的標識,并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用,建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則,也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的唯一標識方法。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu),但必須遵循共同的編碼原則:
(1) 唯一性:必須保證編碼對象與代碼之間一對一的關(guān)系,即一個編碼對象僅被賦予一個代碼,一個代碼只反映一個編碼對象;
(2) 實用性:編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和管理需求,要從實用性出發(fā),掌握好編碼的尺度,過細的編碼不實用,過粗的編碼不管用;?(3) 標準性:編碼應(yīng)充分考慮到與外部環(huán)境的接軌問題,因而應(yīng)盡可能與國家標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼,郵政編碼作為地區(qū)編碼等;
(4) 統(tǒng)一性:編碼由一個或者若干個不同分類角度的分類碼構(gòu)成,在對象整個生命周期內(nèi)其標識碼保持不變;
(5) 易用性:編碼應(yīng)盡可能好記易用。越簡短越好,避免使用特殊符號,常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合,以提高錄入效率;
(6) 合理性:編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求,便于用計算機處理,易于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)。
完成編碼規(guī)則后,依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼,從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
3.3 第三步:數(shù)據(jù)錄入和系統(tǒng)上線
準備好基礎(chǔ)數(shù)據(jù),就實現(xiàn)了ERP運行的基礎(chǔ)。但ERP上線后,系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是否能夠反映現(xiàn)實情況,就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時準確的收集。在數(shù)據(jù)的搜索整理過程中,數(shù)據(jù)組要不斷地對整理的數(shù)據(jù)進行校驗和核對,以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯誤與遺漏要及時與具體負責(zé)部門和人員進行溝通。
數(shù)據(jù)準備到一定程度時,可以考慮進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和錄入工作,錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔,對于以電子文本保存的數(shù)據(jù),應(yīng)該將數(shù)據(jù)備分。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。
(1) 手工錄入調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入,或利用軟件復(fù)制類似數(shù)據(jù),然后進行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全,完善的ERP軟件可以在錄入的同時自動查錯,保證了數(shù)據(jù)的準確性。這種方法的缺點是工作量大,消耗時間長。如果數(shù)據(jù)量不大,推薦利用此方法,錄入的數(shù)據(jù)安全可靠,事后檢查工作量也小。
(2) 利用工具導(dǎo)入采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法,這樣做的優(yōu)點是效率高、完成時間短。但存在的缺點是隱含錯誤較多,不易于檢查。如果采用此方法,應(yīng)該在導(dǎo)入前的檢查工作中設(shè)立嚴格的檢查步驟,尤其在數(shù)據(jù)正確性檢查中,對重要字段要逐個檢查。
4 數(shù)據(jù)生命周期管理
至此,整個ERP項目上線之前的數(shù)據(jù)準備宣告完成。但作為一個完整的系統(tǒng),上線還只是ERP應(yīng)用的開始,上線后在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個生命周期中,保持數(shù)據(jù)的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統(tǒng)運行期間,還要做到以下幾點。
(1) 成立專門的編碼維護部門,根據(jù)編碼規(guī)則增添新編碼;
(2) 系統(tǒng)管理員時刻關(guān)注系統(tǒng)數(shù)據(jù)問題及時處理異常數(shù)據(jù);
(3) 系統(tǒng)運行后,根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要,要重新對部分操作規(guī)程進行調(diào)整,增加新的數(shù)據(jù)項或更改原數(shù)據(jù)定義;
(4) 定時進行系統(tǒng)備分,以便在出現(xiàn)突發(fā)數(shù)據(jù)災(zāi)難時進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護,將損失減少到最低;
(5) 及時清理垃圾數(shù)據(jù),便于數(shù)據(jù)查詢和系統(tǒng)的運行。
5 保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法
在上線前做好充分的數(shù)據(jù)收集工作,便與以后的數(shù)據(jù)匯總和檢查。在上線時,力保每一條期初數(shù)據(jù)的準確性,要盡早對賬,減少數(shù)據(jù)差異。在上線后,要從管理上嚴格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行,不能積壓單據(jù)一次性補錄。但無論如何數(shù)據(jù)都不太可能百分之百的準確,這就需要企業(yè)有一套高效管理保證制度,及時發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)問題。企業(yè)在實施過程中應(yīng)建立起長期的數(shù)據(jù)收集和審批機制,形成正規(guī)的制度和流程。嚴密的計劃和合理的組織是ERP系統(tǒng)成功的基礎(chǔ),堅持嚴格管理和定期檢查,數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會提高,企業(yè)實施ERP的效益就會初步體現(xiàn)。
參考文獻
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